La procédure prud’homale : La mise en état par le BCO

En cas d’échec de la conciliation et s’il ne procède pas au jugement immédiat, le bureau de conciliation et d’orientation, après avoir orienté l’affaire, doit, sans préjudice de son pouvoir de prendre des mesures provisoires, mettre l’affaire en état.

En effet, l’article L. 1454-1-2 dispose en son premier alinéa que « le bureau de conciliation et d’orientation assure la mise en état des affaires ». Ce rôle est désormais premier par rapport au bureau de jugement, puisque le deuxième alinéa prévoit que « lorsque l’affaire n’est pas en état d’être jugée devant le bureau de jugement, celui-ci peut assurer sa mise en état ». Dans la partie réglementaire, le plan du code a été maintenu, qui aborde en premier lieu la mise en état. En effet, celle-ci peut aussi bien aboutir à un jugement ou permettre d’identifier les mesures provisoires à prendre, que favoriser l’issue amiable du litige.

I. – Le calendrier de procédure

Le bureau est responsable de la mise en état jusqu’à la date de l’audience. Il résulte de l’article R. 1454-1 qu’en cas d’échec de la conciliation, le bureau de conciliation et d’orientation « assure la mise en état de l’affaire jusqu’à la date qu’il fixe pour l’audience de jugement ».

Dans ce cadre, il lui revient d’adopter un calendrier de procédure en définissant les conditions de communication des prétentions, moyens et pièces. L’alinéa 2 de l’article précité précise que ces délais sont arrêtés « après avis des parties ». En effet, un échange avec les parties sur les spécificités de chaque dossier éclairera les conseillers prud’hommes sur le délai nécessaire à une mise en état de qualité.

Le bureau doit veiller aux délais résultant de l’orientation du dossier. L’orientation vers le bureau de jugement statuant dans sa composition restreinte suppose que l’affaire, lorsqu’elle est soumise au bureau de conciliation et d’orientation, soit prête ou quasiment prête à être plaidée. En effet, le bureau de jugement doit statuer dans un délai de trois mois à compter de la décision d’orientation, ce qui ne permettra en pratique pas plus d’un échange de pièces et conclusions de part et d’autre. Les conseillers orienteurs doivent en effet veiller à laisser au bureau de jugement un délai suffisant entre l’audience et le prononcé du jugement (un délai d’un mois apparaissant raisonnable).

Ont en revanche vocation à être orientées vers la formation de droit commun ou celle présidée par le juge du tribunal de grande instance les affaires nécessitant une mise en état approfondie.

Le bureau peut dispenser une partie de se présenter à nouveau devant lui. Le bureau de conciliation et d’orientation peut « dispenser une partie qui en fait la demande de se présenter à une séance ultérieure ». La mise en état ne suppose en effet pas nécessairement la comparution personnelle des parties, les juges devant seulement s’assurer que les pièces et éventuelles conclusions sont produites dans les délais impartis. Cette mise en état à distance permet d’éviter qu’une partie se déplace au conseil de prud’hommes seulement aux fins de verser des éléments au dossier. Afin de s’assurer du respect du contradictoire, il est prévu que « dans ce cas, la communication entre les parties est faite par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par notification entre avocats et il en est justifié auprès du bureau de conciliation et d’orientation dans les délais impartis ».

Cette dispense de nouvelle présentation devant le bureau de conciliation et d’orientation doit être distinguée de la dispense de comparution à l’audience, évoquée plus loin.

II. - Les mesures d’instruction

Audition des parties en personne. Si le décret supprime l’obligation de justifier d’un motif légitime de représentation en matière prud’homale, cette évolution n’empêche pas le juge d’« entendre les parties elles-mêmes », ainsi que le prévoient les dispositions de droit commun de l’article 20 du code de procédure civile. Le bureau de conciliation peut donc entendre les parties en personne, s’il estime que cette audition est de nature à l’éclairer ou encore à favoriser une issue amiable. 

L’article 184 du code de procédure civile est par ailleurs pleinement applicable, qui permet de « faire comparaître personnellement les parties ou l’une d’entre elles ». Aussi, le bureau de conciliation peut, à tout stade de la procédure, ordonner la comparution personnelle d’une ou de plusieurs parties.

 La demande d’explications nécessaires. Cette possibilité relève de l’office premier du juge, celui-ci pouvant « inviter les parties à fournir les explications » de fait (article 8 du code de procédure civile) ou de droit (article 13) « qu’il estime nécessaires à la solution du litige ». En matière prud’homale comme dans les autres contentieux, la mise en état ne se limite pas à une simple vérification du respect des délais mais doit permettre à la juridiction de jugement de cerner exactement l’objet du litige. Les conseillers prud’hommes en charge de la mise en état doivent ainsi analyser les éléments produits et inviter les parties à produire toute explication utile dans le respect des principes directeurs du procès.

Mise en demeure de produire des éléments. Cette mise en demeure a vocation à s’appliquer lorsqu’une partie n’a pas déféré à la simple demande d’explication.

Audition de toute personne. Les conseillers prud’hommes chargés de la mise en état peuvent entendre toute personne dans le cadre de l’enquête prévue aux articles 204 et suivants du code de procédure civile.

Les autres mesures d’instruction. De manière générale, peuvent être ordonnées toutes mesures d’instruction prévues aux articles 143 et suivants du code de procédure civile.

III. – La désignation de conseillers rapporteurs

Une faculté pour le bureau de conciliation et d’orientation. Le bureau de conciliation pouvait déjà désigner un ou deux conseillers rapporteurs. Cette faculté était cependant rarement utilisée. Le législateur a entendu la réaffirmer, l’article L. 1454-1-2 prévoyant que :

- le bureau de conciliation et d’orientation « assure la mise en état des affaires » ;

- « lorsque l’affaire n’est pas en état d’être jugée devant le bureau de jugement, celui-ci peut assurer sa mise en état » ;

- « un ou deux conseillers rapporteurs peuvent être désignés pour que l’affaire soit mise en état d’être jugée. Ils prescrivent toutes mesures nécessaires à cet effet ».

Des conditions de désignation inchangées. La mise en état incombant d’abord au bureau de conciliation et d’orientation, celui-ci devra si possible dès la première séance, en cas d’échec de la tentative de conciliation, apprécier l’utilité de la désignation d’un ou deux conseillers rapporteurs en encadrant son intervention. L’article R. 1454-3 précise que « le bureau de conciliation et d’orientation peut, par une décision non susceptible de recours, désigner un ou deux conseillers rapporteurs pour procéder à la mise en état de l’affaire. La décision fixe un délai pour l’exécution de leur mission ». La nécessité de l’intervention d’un conseiller rapporteur peut aussi apparaître en cours de mise en état. Le bureau de conciliation et d’orientation peut donc parfaitement procéder à cette désignation même après la première séance.

 Des pouvoirs de mise en état. Les conseillers rapporteurs disposent des pouvoirs « de mise en état » du bureau de conciliation et d’orientation, ce qui comprend le pouvoir d’ordonner des mesures d’instruction mais aussi de sanctionner le défaut de diligence des parties (article R 1454-2).

En revanche, ils n’ont ni le pouvoir d’orienter l’affaire, ni le pouvoir d’ordonner les mesures provisoires, ces prérogatives appartenant au bureau de conciliation et d’orientation.

Le ou les conseillers rapporteurs conservent le pouvoir de concilier les parties (article R. 1454-5).

Leurs décisions sont exécutoires par provision et n’ont pas autorité de la chose jugée au principal. Elles ne peuvent faire l’objet d’un recours qu’avec le jugement sur le fond, sous réserve des règles particulières à l’expertise (article R. 1454-6).

L’inopposabilité du secret professionnel par les agents de contrôle. L’article L. 1454-1-2 précité précise que « les agents de contrôle mentionnés à l'article L. 8271-1-2 communiquent aux conseillers rapporteurs, à la demande de ceux-ci et sans pouvoir opposer le secret professionnel, les renseignements et documents relatifs au travail dissimulé, au marchandage ou au prêt illicite de main-d'œuvre dont ils disposent. »

Un atout pour la qualité de l’audience et du délibéré. La désignation de conseillers rapporteurs présente l’intérêt qu’ils pourront, comme c’était déjà le cas, faire partie de la formation de jugement (R. 1454-4). Dans ce cas, le ou les conseillers rapporteurs peuvent faire un rapport à l’audience de jugement, ce qui est de nature à éclairer le bureau de jugement, quelle que soit la formation choisie (même si en pratique pour des raisons de délais, il s’agira plutôt de la formation à quatre conseillers ou de celle présidée par le juge du TGI) et accroît la qualité des débats, ceux-ci pouvant se concentrer sur les points les plus difficiles. Comme précédemment, peuvent être désignés un ou deux conseillers, l’un étant employeur, l’autre salarié, lesquels procèdent ensemble à leur mission.

IV. – Le suivi du dossier

Le suivi se fait lors de la tenue des séances du bureau de conciliation et d’orientation, soit avec comparution des parties lorsque celle-ci est nécessaire, soit par la seule vérification du respect du calendrier, ce que permet précisément la dispense de nouvelle présentation d’une partie devant le bureau, évoquée précédemment.

L’article R. 1454-1 précise que « des séances peuvent être spécialement tenues » aux fins de mise en état. Cela signifie que des séances pourront être consacrées à la mise en état de dossiers ayant déjà donné lieu à tentative de conciliation.

Il n’est pas obligatoire que le dossier qui fait l’objet d’une mise en état soit suivi par les conseillers prud’hommes qui ont procédé à la tentative de conciliation. Toutefois, le décret permet que certains conseillers soient affectés en priorité au bureau de conciliation et d’orientation. Dès lors, il est tout à fait envisageable dans les juridictions de taille importante, en particulier celles comprenant plusieurs chambres au sein de chaque section, qu’un ou deux conseillers suivent le cours de la mise en état d’un dossier ou d’une série de dossiers jusqu’à la fixation de la date d’audience.

V. – La sanction des défauts de diligences

A défaut pour les parties de respecter les modalités de communication fixées, le bureau de conciliation et d’orientation pourra radier l’affaire ou la renvoyer à la première date utile devant le bureau de jugement (article R. 1454-2). Ce pouvoir appartient aux conseillers rapporteurs lorsqu’il en a été désigné (article R. 1454-4).

Radiation. Aux termes de l’article 381 du code de procédure civile, « La radiation sanctionne dans les conditions prévues par la loi le défaut de diligence des parties ». En pratique, la radiation sanctionne généralement le défaut de diligence du demandeur, par exemple lorsque celui-ci n’a pas conclu dans les délais impartis.

Renvoi devant le bureau de jugement. Cette sanction vise en pratique le défaut de diligence du défendeur, par exemple lorsqu’il n’a pas conclu dans les délais impartis. Le bureau de conciliation et d’orientation doit alors fixer le dossier à plaider à la première date utile devant le bureau de jugement vers lequel l’affaire avait été orientée. Si aucune décision d’orientation n’avait encore été prise à ce stade, il revient au bureau de conciliation et d’orientation, ou aux rapporteurs qui avaient été désignés, d’orienter le dossier dans les conditions de l’article L. 1454-1-1.

Le renvoi devant le bureau de jugement sera également ordonné lorsqu’une partie ne produit pas les documents et justifications demandées par les conseillers chargés de la mise en état. Il revient alors au bureau de jugement de tirer toute conséquence de l’abstention de la partie ou de son refus.

L’organisation des séances du bureau de conciliation et d’orientation

La loi confiant au bureau de conciliation et d’orientation la responsabilité d’assurer la mise en état, les conseils de prud’hommes devront si nécessaire augmenter le nombre de séances de ce bureau. Il sera possible  de distinguer :

- d’une part, la séance lors de laquelle sont appelées pour la première fois les affaires nouvelles. Si une partie ne comparaît pas, il est procédé directement au jugement. Si les parties comparaissent, la séance est consacrée à la tentative de conciliation et en cas d’échec à l’orientation de l’affaire vers l’une des trois formations de jugement. Si l’affaire n’est pas en état d’être immédiatement jugée, est adopté un calendrier de mise en état prévoyant l’échange de pièces et fixant la date d’audience.

- d’autre part, une séance permettant d’examiner l’avancement des dossiers pour lesquels le calendrier ou les diligences fixées n’ont pas été respectés. Cet examen peut avoir lieu sans faire comparaître les parties si celles-ci ont été autorisées à ne pas se présenter ou bien en les faisant comparaître lorsque la difficulté le justifie (injonctions de conclure ou de produire des pièces non respectées)