Fonctionnement des copropriétés

Est-il possible de prendre des décisions entièrement à distance en période d’épidémie de Covid-19 ou de reporter une assemblée générale convoquée mais qui ne peut finalement avoir lieu ?

Le contexte sanitaire actuel compromet la tenue de nombreuses assemblées générales de copropriétaires (impossibilités de locations de salles de réunions, respect des gestes barrières, multiplication des cas de Covid-19 et des cas contacts parmi les professionnels et copropriétaires, etc.).

Afin de faciliter la tenue à distance d’assemblées générales de copropriétaires, sans exiger la présence physique de quelques-uns des copropriétaires, plusieurs dispositifs, dérogeant temporairement à certaines règles du statut de la copropriété des immeubles bâtis, ont été prévus aux articles  22-2, 22-3 et 22-5 de l’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 modifiée, portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l’ordre judiciaire statuant en matière non pénale et aux contrats de syndic de copropriété. 

Ces mesures dérogatoires portent sur  :

• la participation aux assemblées générales à distance, sans présence physique des copropriétaires et, à défaut, la prise de décisions au seul moyen du vote par correspondance ou encore le report de l’assemblée générale ;
• l’augmentation du seuil de voix du syndicat qu’un mandataire disposant de plus de trois délégations de pouvoirs ne peut excéder.

1. Participation dématérialisée des copropriétaires aux assemblées générales et, à défaut, prise de décision au seulmoyen du vote par correspondanceou encore report de la tenue de l’assemblée générale

L’article 22-2 de l’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 modifiée, portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l’ordre judiciaire statuant en matière non pénale et aux contrats de syndic de copropriété, permet au syndic de déroger temporairement, jusqu'au 31 juillet 2022, aux dispositions du premier alinéa de l’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 qui prévoit notamment que les copropriétaires ont la possibilité de participer à l’assemblée générale par présence physique.

Dans ce cadre dérogatoire, tous les copropriétaires peuvent participer à l’assemblée générale par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification, ou exprimer leur vote par correspondance, avant la tenue de l’assemblée générale, dans les conditions ordinaires de l’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965.

Si le recours à la voie dématérialisée s’avère toutefois impossible pour des raisons techniques et matérielles, le syndic peut prévoir que les décisions du syndicat sont prises exclusivement au moyen du vote par correspondance, sans débat contradictoire en assemblée générale, par dérogation à la première phrase du premier alinéa de l’article 17 de la loi du 10 juillet 1965 qui prévoit que les décisions du syndics « sont prises en assemblée générale des copropriétaires ». 

S’il décide de faire application de ce dispositif dérogatoire alors que l’assemblée générale a déjà été convoquée, le syndic doit alors en informer les copropriétaires au moins quinze jours avant la date prévue de la réunion, par tout moyen permettant d’établir avec certitude la date de la réception de cette information. Modèle de l’article R. 5141-30 du code du travail.

Lorsque ce délai d'information ne peut être respecté mais que l’assemblée ne peut se tenir en raison de la survenue d’un évènement imprévu lié au contexte sanitaire (professionnels ou salles finalement indisponibles), le syndic peut reporter la tenue de l'assemblée générale plutôt que de la reconvoquer aux frais de la copropriété.

Le syndic doit alors en informer les copropriétaires au plus tard le jour initialement prévu pour la tenue de cette assemblée. L’assemblée doit être reportée à plus de quinze jours de la date initialement prévue, afin de permettre aux copropriétaires de prendre leurs dispositions (et, notamment, bénéficier d’un délai suffisant pour établir et transmettre leur vote par correspondance ou leur mandat de vote).  

Pour l’application de ce dispositif de niveau législatif, plusieurs dispositions dérogatoires de niveau règlementaire ont par ailleurs été prévues.

Afin de permettre la tenue d’une assemblée générale totalement « dématérialisée » en application de l’article 22-2, il est dérogé aux dispositions des articles 9, 13-1, 14, 15 et 17 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 pris pour l’application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, pour :

• permettre la convocation de l’assemblée générale sans qu’un lieu de réunion soit fixé ni indiqué dans la convocation et, le cas échéant, permettre que l’assemblée convoquée se tienne à une autre date que celle mentionnée par la convocation ;
• indiquer aux copropriétaires dans la convocation qu’ils ne pourront voter, selon les cas, que par participation à l’assemblée générale par visioconférence, sans préjudice du recours au vote par correspondance, ou en cas d’impossibilité de tenir l’assemblée de façon dématérialisée, au moyen exclusif du vote par correspondance ;
• permettre au président de séance de certifier exacte la feuille de présence et de signer le procès-verbal des décisions de l’assemblée (s’il y a lieu avec le ou les scrutateurs désignés par l’assemblée générale) après la réunion, dans les huit jours de la tenue de celle-ci, et non plus « à la fin de la séance » ;
• en cas de recours exclusif au vote par correspondance, empêchant l’élection du président de séance, habiliter le président du conseil syndical, ou à défaut de disponibilité de celui-ci l’un des membres de ce conseil, et à défaut de conseil syndical ou en l’absence de membres du conseil syndical disponibles, l’un des copropriétaires votant désigné par le syndic, à assumer les missions devant normalement incomber au président de séance (certification de la feuille de présence, signature du procès-verbal, etc.) ;
• permettre l’emploi de moyens et supports techniques de télécommunications, au choix du syndic, lorsque l’assemblée générale des copropriétaires n’a pas encore opté pour des modalités particulières ; à cette fin, l’exigence d’une décision préalable de l’assemblée générale sur les moyens et supports techniques permettant la participation à distance des copropriétaires, par voie électronique, est écartée jusqu’à ce que l’assemblée générale se soit explicitement prononcée sur cette question.

L’ensemble de ces mesures est applicable jusqu’au 31 juillet 2022 (en vertu de l’article 9 de la loi n° 2022-46 du 22 janvier 2022, modifiant l’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020).

2. Extension des possibilités ouvertes à un même mandataire de recevoir plus de trois délégations de vote 

Il résulte du troisième alinéa du I de l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965 que tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat.

Cette faculté de déléguer son vote, en permettant une représentation conventionnelle, trouve néanmoins sa limite dans l’impossibilité pour chaque mandataire de recevoir plus de trois délégations de vote, afin d’éviter une trop grande concentration des pouvoirs entre les mains d’une même personne.

Toutefois, afin de ne pas priver certains copropriétaires de représentation, lorsqu’il n’est pas possible de trouver des mandataires en nombre suffisant, la loi permet à chaque mandataire de recevoir plus de trois délégations de vote, dès lors que le total des voix qu’il représente lors de l’assemblée générale n’excède pas 10 % de la totalité des voix du syndicat.

Afin de faciliter la participation effective des copropriétaires, à la prise de décision en période d’épidémie liée au Covid-19 ,, tout en limitant le nombre de participants en assemblée générale, l’article 22-4 de l’ordonnance n° 2020-304 porte à 15  % au lieu de 10 % le nombre de voix dont peut disposer le mandataire qui reçoit plus de trois délégations de vote.

Cette disposition sera applicable jusqu’au 31 juillet 2022 (en application l’article 9 de la loi n° 2022-46 du 22 janvier 2022, modifiant l’article 22-4 de l’ordonnance n° 2020-304).

Le contrat du syndic et le mandat des conseillers syndicaux d’une copropriété arrivent à expiration entre le 1^er janvier successeurs. Que se passe-t-il  ?

S’agissant des contrats de syndic

Le contexte sanitaire actuel, particulièrement tendu à la fin de l’année 2021 et au début de l’année 2022, a compromis la tenue de nombreuses assemblées générales de copropriétaires (impossibilités de locations de salles de réunions, respect des gestes barrières, multiplication des cas de Covid-19 et des cas-contact parmi les professionnels et copropriétaires, etc.), alors même que certaines étaient appelées à se prononcer sur le renouvellement du syndic ou sur son remplacement.

Or, les contrats qui lient ces copropriétés à leur syndic actuel cessent de plein droit à leur date d’échéance et ne peuvent être renouvelés par tacite reconduction (article 26 du décret n° 67-223 du 23 mars 1967).

Pour remédier à ces difficultés, l’article 22 de l’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l’ordre judiciaire statuant en matière non pénale et aux contrats de syndic de copropriété, dans sa rédaction issue de l’article 9 de la loi n° 2022-46 du 22 janvier 2022 renforçant les outils de gestion de la crise sanitaire et modifiant le code de la santé publique, prévoit que,  par dérogation aux dispositions des articles 1102 et 1214 du code civil, et à celles de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, «  […] le contrat de syndic qui expire ou a expiré entre le 1^er  janvier 2022 et le 15 février 2022 inclus est renouvelé dans les mêmes termes jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette prise d’effet intervient au plus tard le 15 avril 2022. […]  ».

Le contrat type de syndic, en annexe 1 du décret n°667-223 du 17 mars 1967, prévoit en son point 7.1.5 que la rémunération forfaitaire perçue par le syndic est fixée annuellement au titre du contrat. Afin que le renouvellement automatique du contrat l’obligation de verser au syndic renouvelé dans ces conditions une rémunération forfaitaire sur une base annuelle pour des fonctions exercées sur une durée moindre, il est précisé que, durant la période de renouvellement automatique du contrat, «  La rémunération forfaitaire du syndic est déterminée selon les termes du contrat qui expire ou a expiré, au prorata de la durée de son renouvellement […].   »

Ce dispositif ne s’applique qu’à des hypothèses circonscrites.

Il n’est pas applicable aux copropriétés qui ont déjà désigné le successeur de leur syndic ou décidé de renouveler ce dernier dans des conditions normales.

Enfin, le renouvellement automatique des contrats de syndics s’appliquant uniquement aux contrats de syndics arrivant à expiration entre le 1^er janvier 2022 et le 15 février 2022 inclus, les contrats de syndics arrivant à expiration ultérieurement ne seront donc pas concernés par la mesure. Dès lors, les syndics dont le contrat arrive à expiration fin février 2022 devront avoir convoqué une assemblée générale, le cas échéant selon les modalités dérogatoire prévue par l’ordonnance n° 2020-304, à l’effet de désigner un syndic avant l’expiration de leur mandat.

S’agissant des mandats des membres du conseil syndical

À l’instar de ce qui a été prévu pour les contrats de syndic, l’article 22-1 de l’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020, modifié par la loi n° 2022-46 du 22 janvier 2022, prévoit que  : «  […] le mandat confié par décision de l’assemblée générale aux membres du conseil syndical, qui expire ou a expiré entre le 1er janvier 2022 et le 15 février 2022 inclus, est renouvelé jusqu’à la tenue de la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cetteassemblée générale intervient au plus tard le 15 avril 2022. […] »

Un tel renouvellement automatique déroge au principe de la désignation obligatoire des membres du conseil syndical par l’assemblée générale statuant à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires, prévu à l’article 21 et au c) de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965. Cette mesure dérogatoire a pour objectif de permettre au conseil syndical, organe d’assistance et de contrôle de la gestion du syndic, de continuer à fonctionner normalement au cours de la période de crise liée au Covid 19.

La mesure permettra également d’éviter la cessation du mandat du syndic élu parmi les membres du conseil syndical dans les syndicats coopératifs dans les conditions de l’article 17-1 de la loi du 10 juillet 1965. Il résulte en effet de l’article 41 du décret du 17 mars 1967 que le mandat de ce syndic prend fin en même temps que son mandat de membre de conseil syndical. Par le renouvellement de plein droit de son mandat de conseiller syndical jusqu’à la tenue d’une prochaine assemblée générale, le syndic du syndicat coopératif pourra continuer à exercer normalement ses fonctions.

Ce renouvellement automatique du mandat des membres du conseil syndical est toutefois exclu lorsque l’assemblée générale a d’ores et déjà statué sur l’élection de nouveaux membres, de sorte qu’une continuité dans le suivi de la gestion de la copropriété est assurée.